Autorresponders de correo

por Álvaro Mendoza (mercadeoglobal.com)

Una herramienta que considero absolutamente indispensable en cualquier campaña de mercadeo sin importar qué tan grande o pequeño sea su presupuesto es el autorrespondedor de correo electrónico. Si aún no está familiarizado con esta pequeña gran herramienta, le recomiendo que preste especial atención a esta sección, pues podrá comprender cómo sacar máximo provecho del uso de los mismos.

La clave de tener éxito en el mercadeo a través de la red se basa en la habilidad de realizar múltiples y repetitivas tareas en el menor tiempo posible. ¿No sería bueno tener un clon sentado a nuestro lado, que se dedique a enviar nuestras cartas comerciales, cartas de bienvenida, de agradecimiento, confirmación de órdenes o cualquier otra información que creamos necesaria a través del correo electrónico? Bueno, podemos hacerlo por medio de los contestadores automáticos de correo electrónico (autorrespondedores). Estos nos permiten hacer llegar nuestro mensaje, cualquiera que este sea, durante las 24 horas del día y en tan solo unos cuántos segundos después de haber recibido la solicitud de información de la persona interesada. Es algo así como poner nuestro negocio en 'piloto automático'.

El más importante beneficio que nos otorga la Red y en este caso los autorrespondedores, es, sin dudas, el tiempo. El tiempo es un beneficio que tomamos como un hecho y generalmente pasa inadvertido hasta tanto empezamos a quedarnos cortos de él y aprendemos su verdadero costo.

Si tenemos un cliente potencial que nos solicita información sobre nuestros productos/servicios, cada día que nos demoremos en responderle y hacerle llegar la información es posible que pierda de a pocos el interés inicial. En este caso, el tiempo actúa en nuestra contra.

Afortunadamente, los autorrespondedores de correo electrónico nos permiten enviar dicha información en fracción de segundos. Lo anterior significa que podemos proveer la información a nuestros clientes potenciales cuando aún el interés está en un punto alto.

Pero, ¿qué es un autorrespondedor? A los autorrespondedores también se les conoce como mailbots, correo electrónico automático o correo electrónico bajo demanda. Es, simplemente, un programa que corre junto con un programa de correo electrónico y está diseñado para responder automáticamente a cualquier mensaje enviado con una contestación predeterminada a la dirección electrónica de la persona que solicita la información.

¿Cómo funcionan?

Una vez un cliente potencial nos envíe un mensaje de correo electrónico a la dirección del autorrespondedor, este automáticamente enviará la información solicitada por el cliente.

La mejor forma de entender el uso de los autorrespondedores es usándolos. Para probar un autorrespondedor en este momento, basta con que envíe un correo electrónico en blanco o con cualquier tipo de mensaje a uno de nuestros autorrespondedores. Por ejemplo: articulos@mercadeoglobal.com . Una vez lo envíe, automáticamente el autorrespondedor le contestará a su petición.

Sencillo, rápido y efectivo. Los autorrespondedores se han convertido en una herramienta muy popular y su uso puede incrementar nuestras ganancias entre un 20 y un 25 por ciento. Las ventajas de un autorrespondedor son tan grandes, que cualquier desventaja que pudiera llegar a tener se ve opacada por sus beneficios.

Componentes Esenciales de un autorrespondedor

No todos los autorrespondedores son creados de la misma manera. Existen miles de compañías que ofrecen este servicio, así como tan variadas son la estructura de los servicios y precios ofrecidos. Por tanto, trataré de sintetizar los componentes esenciales que usted debe tener en cuenta a la hora de adquirir uno con el fin de que sea una efectiva herramienta de mercadeo y un compañero invaluable en su negocio.

Nombre

Necesitará cierta flexibilidad a la hora de darle un nombre a su autorrespondedor. Quizás quiera darle un nombre relacionado con el contenido del mensaje, con el producto o servicio ofrecido o cualquier otro tipo de codificación. Lo anterior, con el objeto de poder estudiar y rastrear los niveles de respuesta que tiene su autorrespondedor.

Longitud

Asegúrese de seleccionar un servicio que le ofrezca una longitud ilimitada de texto a su autorrespondedor. No hay algo peor que tener que cortar material para poder ajustarse a las limitaciones del proveedor de servicio.

Actualizaciones ilimitadas y gratuitas

A la hora de seleccionar un autorrespondedor, escoja aquel proveedor que le ofrezca actualizaciones ilimitadas y gratuitas al contenido de sus autorrespondedores. Necesitará tener el control total para agregar, borrar, modificar sus documentos cuántas veces así lo desee sin pagar costos extras por ese beneficio. En el mundo en-línea necesitamos de la flexibilidad de proveer información actualizada a nuestros clientes, de ahí la importancia de poder actualizar ilimitadamente los contenidos de nuestros autorrespondedores, sin necesidad de incurrir en gastos extras.

Palabras claves

Muchos autorrespondedores requieren que el interesado coloque ciertas palabras clave, bien sea en la línea de 'Asunto' o en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. El usuario fácilmente puede olvidarse o simplemente digitar incorrectamente, por lo que el mensaje no será despachado. Asegúrese de escoger una empresa que le ofrezca el servicio de autorrespondedor que no requiera el uso de palabras clave.

Acuso de recibo

La anterior característica es vital. Simplemente consiste en que cada vez que el autorrespondedor envía un mensaje de correo electrónico, el mensaje original enviado por el solicitante es redirigido a nosotros con el fin de tener la dirección de correo electrónico de nuestros clientes potenciales y de conocer cualquier comentario que esta haya hecho en el cuerpo o 'Asunto' del mensaje.

Ventajas de los autorrespondedores

Velocidad

Es la principal razón de usar autorrespondedores y su uso es vital en el éxito de nuestros negocios. Actualmente, vivimos en un ambiente en el que estamos ávidos de información y no queremos esperar varios días, horas e incluso minutos para obtenerla. Simplemente la queremos ¡YA! Lo anterior es especialmente cierto cuando respondemos un aviso clasificado solicitando que nos amplíen la información. Una publicidad en-línea bien escrita debe tocar a nuestros clientes potenciales en sus emociones y generar una respuesta del mismo, obligándolo a solicitar más información. Cuando las emociones están involucradas, es absolutamente necesario que como profesionales del mercadeo demos una respuesta inmediata a dicha solicitud de información. Al dar dicha información, haremos que nuestro mensaje comercial sea leído en el mejor ambiente posible: cuando el cliente potencial está 'caliente'. Esta es la razón por la cual mencionaba con anterioridad que el adecuado uso de un autorrespondedor puede incrementar nuestras ganancias entre un ¡20 y un 25 por ciento!

Costo

A diferencia de otros anuncios, en los que al cliente potencial le toca enviar portes de correo para que le sea enviada la información, con los autorrespondedores al cliente potencial no le cuesta solicitar más información. Manejamos una base potencial de más de 75 millones de personas que tienen acceso al correo electrónico.

Uso de autorrespondedores en conjunto con su sitio web

Uno de los problemas que tienen que afrontar los webmasters es el de lograr obtener información sobre los visitantes a su sitio web. Esta información se puede obtener de diversas maneras, como a través de: Libros de Invitados, Formularios, suscripción a boletines electrónicos, concursos y, especialmente, al ofrecer información gratuita adicional a través de los autorrespondedores. Por medio de los autorrespondedores, usted puede enviar listas de precios actualizadas, relación de productos y servicios o cualquier otro tipo de información que quiera distribuir. Cuando el cliente potencial hace clic sobre el enlace de su autorrespondedor, inmediatamente recibirá la información solicitada y usted podrá capturar su dirección de correo electrónico.

Automatiza nuestros esfuerzos de mercadeo

Como mencioné con anterioridad, el tiempo es vital para todo profesional del mercadeo. Todo lo que podamos hacer para automatizar nuestras labores diarias hará que las mismas sean más eficaces. El uso de autorrespondedores es la forma más sencilla de automatizar este proceso. Imagínese no tener que gastar horas en la lectura de todos sus mensajes de correo electrónico entrantes y en la contestación uno por uno. Mercadear es labor de profesionales y busca dos objetivos simultáneos: proveer información al instante y obtener la dirección electrónica de quien solicitó la información para hacer el seguimiento del caso.

En resumen…

Los autorrespondedores son una alternativa práctica y económica para automatizar la tarea de proveer cierto tipo de información a nuestros clientes potenciales. Un autorrespondedor es la versión de correo electrónico comparable con el fax por demanda y también se le conoce como robots o mailbot, y no es más que un programa especializado que corre en un servidor (computador (ordenador)) y que al recibir un correo electrónico responde de manera automática enviado un archivo (fichero) o archivos (ficheros) a la dirección de correo electrónico de quien solicita la información.

Así, usted podrá enviar información acerca de su compañía, sus productos y servicios las 24 horas del día, los 7 días de la semana durante todo el año sin la necesidad de intervención humana para responder individualmente a cada mensaje de solicitud de información. El proceso funciona en 'piloto automático'.